職位說明書(也稱職務說明書,崗位說明書)是通過職位描述的工作把直接的實踐經驗歸納總結上升為理論形式 ,使之成為指導性的管理文件 。
崗位說明書(簡稱JD)不僅對招聘工作有指導意義 ,對薪酬 、績效 、人員任用及配置等方面都有指導意義 ,崗位說明書的編制是人力資源工作的核心和基礎 。
公司每次管理升級時總會聘請外部專家來進行指導 ,而崗位說明書的編制則是每位專家都會組織開展的工作 ,其重要性可見一斑 ,也正因此 ,我對崗位說明書的編制有一些初步的認識 。下面 ,一同與大家分享:
一 、崗位說明書編制責任者
一般情況 ,崗位說明書的編制要求HR或專家與對應崗位上級人員來共同完成 ,并經上級的上級批準生效 。
二、崗位說明書包含內容
崗位說明書重點有兩大方面的內容 ,即崗位描述和任職資格,詳細內容則可分為:崗位基本信息 、崗位設置目的、崗位關系圖 、崗位職責、工作銜接關系 、崗位權限 、工作要求 、任職資格、工作環境及所使用設備等 。
要全面回答這些內容 ,可歸結為對8個因素(6W1H1Q)的認識與理解:6W即責任人(WHO) 、做什么(WHAT) 、為誰做(WHOM) 、何時(WHEN) 、何地(WHERE) 、為何做(WHY) ,1H即如何做(HOW) ,1Q即具備何種資格(QUALIFICATIONS) 。
這8個因素的答案的獲得 ,需要通過工作分析來達成 ,所以說崗位說明書的編制,重點工作是做好工作分析 。
三 、崗位說明書的編制
1 、準備階段
重點要做好崗位說明書編制的前期宣傳 、培訓工作 ,使得員工明白崗位說明書的重要性 ,進而促進員工參與該項工作 ,做好配合;與此同時 ,要對各部門管理人員尤其是負責人進行相關知識和方法的培訓 ,以促進后續工作取得實效;在此階段還要討論形成統一的崗位說明書編制工具庫 ,主要是對相關行為等的標準描述以及其它規范性內容 。
2、信息收集階段
崗位說明書的編制關鍵是進行工作分析 ,這也是信息收集階段的主要工作。工作分析常用的方法有3種:觀察法 、問卷調查法、訪談法 。
比较正规的买球软件采取的是訪談法 ,首先安排各部門針對各崗位實際情況填寫好下表 ,然后再針對職位描述和任職資格與各部門負責人進行訪談 ,就崗位說明書所需信息達成一致 。
3、整理匯編階段
信息收集以后,由HR針對崗位說明書編制工具中的相關專業術語 ,對崗位說明書的規范性進行統一 ,并結合實際工作情況形成崗位說明書 。
四 、注意事項
1 、要做好崗位說明書編制的引導工作 。做好宣傳 ,促使全員尤其是管理層認識該項工作的重要性 ,以便編制工作的順利開展 ,也為促進崗位說明書在實際工作中的應用能夠落實 ,而非擺設。
2 、針對崗位進行編制 。崗位說明書的編制應該是針對崗位進行分析的 ,過程中可以參考該崗位表現突出的員工所應具備的素質 ,但總體而言是對崗不對人的 。
3 、要充分減少灰色地帶 。崗位說明書的編制要充分溝通 ,確保組織的各項工作都落實到每個崗位上 ,盡量減少一些職責不明的灰色地帶。
4 、崗位說明書表述要規范 。崗位說明書體現的是規范 ,其表述要統一 ,如設為哪幾種權限 、哪幾種勞動強度等 ,都要統一。
5 、崗位說明書要定期更新。企業是不斷發展的,內外部情況也在不斷變化 ,崗位說明書要結合組織實際架構 、工作分工調整等因素適時進行更新。
崗位說明書 ,是表明企業期望員工做些什么、規定員工應該做些什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的總匯 。崗位工作說明書最好是根據公司的具體情況進行制定 ,而且在編制時 ,要注重文字簡單明了 ,并使用淺顯易懂的文字填寫;內容要越具體越好 ,避免形式化、書面化 。另外 ,在實際工作當中 ,隨著公司規模的不斷擴大 ,崗位說明書在制定之后 ,還要在一定的時間內 ,有必要給予一定程度的修正和補充 ,以便與公司的實際發展狀況保持同步 。而且 ,崗位工作說明書的基本格式 ,也要因不同的情況而異 。
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